Adobe cloud management

Guide Aspera de la gestion des actifs logiciels dans le cloud

Découvrez les stratégies de gestion des actifs logiciels (SAM)

Gestion des actifs logiciels, votre allié sur le cloud

Le cloud révolutionne la vie des entreprises, leur ouvrant de nouvelles possibilités, mais les exposant également à de nouveaux risques. Quelles sont les implications pour votre société et votre programme SAM?

Un mode de fonctionnement sans turbulences : : le cloud répond de manière simple et efficace à vos besoins en logiciels, plateformes et infrastructures. Il est désormais inutile d’attendre le feu vert des services IT ou Achats pour accéder à des solutions de pointe ; de plus, vous échappez aux incompressibles délais de validation et de déploiement.

Le cloud aide les équipes et les business units à prendre plus rapidement des décisions IT plus judicieuses.

Mais le cloud n’est pas toujours un long fleuve tranquille, car la flexibilité et la simplicité ont un coût. En outre, une plus grande souplesse peut rapidement aller de pair avec des dépenses incontrôlables. Si vous ne savez pas exactement ce que vous utilisez, si vous ne maîtrisez pas votre consommation, ou si vous ne profitez pas pleinement des avantages liés à vos licences — en deux mots, si vous ne gérez pas correctement votre environnement —, les investissements consacrés au cloud risquent de se transformer rapidement en un puits sans fond. En adoptant un outil de gestion des licences en cloud, vous tirerez un trait sur les dépenses somptuaires et découvrirez que votre entreprise peut accroître ses recettes en toute sécurité.

En savoir plus sur votre stratégie de migration vers le cloud

Les fondamentaux des licences cloud

Le cloud est proposé sous différentes formes qui conviennent aux besoins de chaque entreprise. Flexible, d’accès facile, il est également moins gourmand en ressources internes. De plus, le cloud évite en effet d’héberger, d’entretenir, d’installer, voire de déployer la plupart des services que vous utilisez. Il suffit de se connecter à un client local ou en ligne pour être pleinement opérationnel.

On distingue essentiellement trois types de services cloud : Les logiciels en tant que service SaaS (Software as a Service), les plateformes en tant que service PaaS (Platform as a Service), et les infrastructures en tant que service IaaS (Infrastructure as a Service). Chaque variante se distingue par ses modèles de licences, ses avantages et ses défis. À ces trois options s’ajoute le cloud « hybride », qui associe le meilleur du cloud et des services sur site. Examinons ces options et la façon dont les licences sont proposées.

Évitez les risques de non-conformité sur le cloud

Éviter les pièges de la non-conformité. Même sans audit, la conformité est très importante dans le cloud. Découvrez les risques liés à la non-conformité et comment sécuriser votre environnement. En lisant notre livre blanc intitulé « SAM Mythbusters: Debunking the Cloud Compliance Myth, » vous saurez comment assurer la conformité de votre environnement en cloud.

Recevez votre livre blanc !

4 types de Cloud-Services

Logiciels en tant que service (SaaS)

Les logiciels disponibles « en tant que service » SaaS (Software as a Service) fonctionnent en environnement Web et conviennent aux usages quotidiens. L’utilisateur se connecte au site de l’éditeur et travaille avec un logiciel hébergé à distance par cet éditeur.

Exemples: WebEx, HubSpot, Salesforce, Google Apps, SmartTrack

Avantages : coûts de départ réduits, mises à niveau et assistance permanentes, personnalisation aisée.

Infrastructure en tant que Service (IaaS)

Avec l’approche IaaS, l’entreprise dispose de capacités de calcul brutes ou de serveurs et systèmes d’exploitation virtuels. Elle loue des serveurs déportés dont elle supervise le fonctionnement à l’aide d’applications, comme s’ils se trouvaient sur site.

Exemples: Amazon EC2, Microsoft Azure, Rackspace Cloud

Avantages : évolutivité et flexibilité accrues, plus grande capacité de reprise sur sinistre.

Plateforme en tant que Service (PaaS)

Avec l’approche PaaS, l’entreprise opère dans un environnement où elle peut utiliser des applications personnalisées, sans gérer la maintenance de la plateforme sous-jacente.

Exemples: Microsoft Azure, Oracle Cloud, Force.com, Google AppEngine, Kubernetes

Avantages : agilité, disponibilité opérationnelle maximisée, grande évolutivité.

Cloud hybride

Un cloud hybride conjugue le mode SaaS pour la partie logiciel à une installation physique. Certains produits hybrides fonctionnent sous forme de licences par abonnement, d’autres sont accessibles en tant qu’espaces de travail en cloud.

Exemples: Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud

Avantages : Fonctionne sur site et en déplacement.


Les défis du de la gestion des licences cloud

Afin de réduire les coûts des logiciels, Selen Ülver Mjumjunov explique pourquoi il est important pour les organisations de surveiller l'utilisation du cloud.

 

Les modèles de licence dans le Cloud

La souplesse et la facilité d’emploi du cloud ont un coût qui varie en fonction du niveau de service nécessaire, de la durée du contrat ou de la capacité requise. Les différents modèles de paiement jouent un rôle essentiel dans l’aptitude des solutions accessibles « en tant que service » à répondre aux exigences de l’entreprise. Au lieu d’acheter une solution « taille unique », vous pouvez moduler la rapidité, la taille et les conditions d’utilisation à votre guise afin de suivre l’évolution de votre entreprise et de ses besoins.

On distingue principalement quatre modèles de licences :

Par abonnement

En souscrivant un abonnement mensuel ou annuel, l’entreprise ne s’engage pas sur le long terme et n’est pas tenue de dépenser des sommes importantes pour accéder au service de cloud choisi. De plus, l’abonnement peut être résilié à l’issue d’un projet ou si l’entreprise n’en est pas satisfaite.

À la carte

L’entreprise paie l’utilisation d’une instance spécifique : capacité de traitement, mémoire, stockage, etc. La facture correspond à l’utilisation effective.

Par instance

L’entreprise paie l’utilisation de chaque serveur ou instance de serveur que le fournisseur exécute pour son compte. Ces « instances réservées » font l’objet de contrats d’une durée particulière — de 1 à 3 ans— et fonctionnent 24/7.

Bring-your-own license

En mode BYOL (« Apportez votre propre licence »), l’entreprise peut utiliser des logiciels cloud dont elle détient une licence « perpétuelle ». Les conditions d’utilisation générales ne changent pas, ce qui évite toute mauvaise surprise.

Gestion des licences dans le Cloud : A quoi il faut faire attention

Moins d’audits ne rime pas avec moins de dépenses

Les fournisseurs de services cloud (CSP) savent ce que vous utilisez. Toutes les informations étant hébergées sur leurs serveurs, il leur est inutile de recourir à des audits aussi invasifs qu’onéreux. Avantage pour votre entreprise, cette approche est synonyme de gains de temps et d’argent dans la préparation d’un audit. Mais les fournisseurs de services cloud agissent rarement par pur altruisme. Vos serveurs sont leurs serveurs, et un clic leur suffit pour savoir ce que vous consommez et connaître vos configurations. Le cloud est également une source de recettes régulières, de sorte que les fournisseurs n’ont pas besoin d’audits pour générer davantage de profits.

Gartner estime que de 2015 à 2020, « le marché des logiciels en tant que service SaaS (Software as a Service) progressera de 19,3 % ; en 2020, il devrait totaliser 76 milliards de dollars. »

Ces chiffres concernent uniquement les environnements Saas. C’est une somme considérable pour les fournisseurs de services cloud, et un investissement significatif pour les entreprises. Pour pérenniser vos investissements, il est indispensable de revenir aux trois piliers du SAM : savoir de quelles licences vous disposez ; l’utilisation que vous en faites ; et comment elles sont configurées.

Attention au mythe de la conformité dans le cloud

Avec le cloud, finis les problèmes de conformité ! C’est du moins ce qu’imaginent de nombreuses entreprises. Après tout, si vos logiciels, vos plateformes et votre infrastructure sont hébergés par le fournisseur, comment enfreindre leurs conditions générales ?

Mais ce n’est qu’un mythe !

Pour garantir une flexibilité permanente, les fournisseurs de services cloud n’intègrent pas toujours de strictes restrictions sur le plan technique. En d’autres termes, il est aussi facile de « surconsommer » dans le cloud que sur site. Nombre de risques de non-conformité, par exemple l’accès indirect (Indirect Access) et l’utilisation non autorisée, ne disparaissent pas dans le cloud.

Il est également très important de bien connaître les termes et conditions des licences, ainsi que de surveiller l’utilisation des licences dans le cloud comme vous le faites sur site. En fin d’année, les fournisseurs vous enverront la facture en cas d’utilisation non couverte par vos licences. Et comme ils savent exactement ce que vous consommez et comment, il sera difficile de contester une plainte pour non-conformité.

Évitez les risques de non-conformité dans le cloud

Ressources pour votre gestion du cloud

Rapport ITAM Review sur le marché de la gestion SaaS 2020

Aspera arrive en tête de classement pour ses outils de découverte et pour sa proximité clients

L’outil de gestion Aspera LicenseControl for Cloud se distingue par l’étendue et la qualité de ses capacités d'inventaire dans un rapport sur le marché de la gestion SaaS, réalisé pour la première fois par ITAM Review. Aspera confirme ainsi sa place parmi les leaders du marché de la gestion du SaaS.

En savoir plus sur le ITAM Review>

Obtenir les bonnes licences pour le cloud

Identifier le modèle qui convient à votre entreprise

Pour choisir le modèle de licence qui correspond à ses attentes, l’entreprise doit cerner ses objectifs et ses besoins sur le cloud. Chaque modèle comporte des risques et des avantages. Il est par conséquent indispensable de connaître les uns et les autres, et de savoir si votre entreprise est capable d’en assumer la charge financière au cas où les choses ne se dérouleraient pas comme prévu.

Comparons deux modèles de licence d’infrastructure et étudions leurs options :

  • Paiement par instance : en optant pour le modèle de licence « par instance » pour vos serveurs, vous accédez à une instance dédiée. Cette situation est particulièrement appréciable si vos charges de calcul sont régulièrement élevées, et que vous devez être en mesure d’accéder à une capacité importante 24 heures sur 24. En choisissant une « instance réservée », vous pouvez en outre réaliser d’importantes économies, comme le montre le tableau ci-dessous.
  • En revanche, si les charges de travail sont prévisibles et que vous pouvez les traiter pendant les heures ouvrables, un modèle de paiement à la carte s’impose. Cette solution requiert un suivi attentif, ainsi que l’activation et la désactivation des instances à des heures précises, mais elle permet de réduire sensiblement les coûts et de gaspiller la capacité disponible.

Licences : consommez avec discernement

Il n’est pas toujours facile de choisir la bonne approche pour gérer des licences d’actifs en cloud. Si vous voyez trop grand, vous perdez de l’argent en achetant des capacités et des abonnements dont vous n’avez pas l’usage. A contrario, une approche timide vous empêchera de bénéficier d’une tarification sur volumes et autres avantages cachés. Pour profiter des meilleurs tarifs, optez pour les services dont vous avez réellement besoin. Dans le cas contraire, les coûts liés au cloud contribueront au gaspillage de licences et, à terme, à la baisse de vos recettes. Comme toujours, l’objectif est de choisir les licences qui correspondent aux besoins de votre entreprise tout en maintenant les dépenses au plus bas.

Migrer en toute transparence avec un outil de gestion des actifs logiciels

Le passage au cloud ressemble parfois à un parcours du combattant. Mais en utilisant un outil de gestion des licences, le processus peut s’exécuter en douceur. À vous d’en surveiller la progression et d’identifier les embûches au plus vite :

Suivez la progression de la migration

utilisez votre outil pour savoir quels utilisateurs ont migré vers le cloud et supprimez leur accès sur site aux logiciels.

Désactivez les licences cloud inutilisées

à mesure de leur migration vers le cloud, il est possible que les utilisateurs n’aient plus besoin des licences qui leur ont été attribuées. Surveillez leur utilisation et récupérez les licences caduques.

Conservez une vision centralisée de vos contrats

le diable est dans les détails, surtout au cours des premières phases d’un nouveau contrat. En stockant ces informations de façon centralisée, un outil SAM permet d’accéder de façon simple et rapide aux contrats en vigueur. Vous avez ainsi la certitude de respecter la loi à la lettre.

Attention à la non-conformité !

les problèmes de conformité ne disparaissent pas en migrant vers le cloud. En utilisant votre outil SAM d’un bout à l’autre du processus de migration, vous éviterez de vous retrouver avec des coûts, des pénalités et des frais inattendus.

Pour une transition dans le cloud en douceur

Il est probable que votre entreprise migrera prochainement vers le cloud. En utilisant un logiciel de gestion de licences, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que ce processus se déroule dans les conditions optimales et réduire les coûts de gestion des licences à long terme.

Découvrez comment élaborer votre stratégie de migration vers le cloud

Gestion d’actifs logiciels dans le cloud : 8 points à vérifier

Un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) est votre meilleur allié pour évaluer l’approche à suivre en matière de gestion des licences en cloud. En respectant les huit préceptes suivants, vous saurez quel modèle convient aux besoins de votre entreprise.

1. Connaître votre consommation pour optimiser vos abonnements

En sachant ce que vous consommez, vous pourrez choisir les meilleures licences cloud. L’usage est lié aux paramètres suivants :

  • le nombre de licences par utilisateur
  • l’espace disque et l’espace de stockage
  • le nombre de serveurs ou de machines virtuelles
  • le nombre de processus
  • la taille de la base de données et le nombre de requêtes.

L’utilisation d’un outil SAM vous fournira une image précise des besoins présents et futurs de votre entreprise.

 

2. Identifier les problèmes que le cloud peut vous aider à résoudre

Entamez votre migration vers le cloud en identifiant les problèmes que le déploiement de services cloud peut vous aider à résoudre. Avez-vous besoin d’une puissance de calcul plus importante ? Dans ce cas, le fait de savoir de quelle capacité vous avez besoin et à quelle fréquence vous aidera à choisir entre paiement « à la carte » et paiement « par instance ». Mais peut-être avez-vous besoin de logiciels pouvant être installés sur site tout en restant accessibles en déplacement ? Dans ce cas, une solution hybride fera certainement l’affaire.

En évaluant le coût de gestion du cloud, vous pourrez analyser votre infrastructure, vos plateformes et vos logiciels, et aider votre entreprise à acheter les licences qui correspondent à ses besoins.

Faites preuve d’audace : découvrez ce qu’aucun outil SAM n’a fait à ce jour

Le cloud est la nouvelle frontière pour les gestionnaires de logiciels (Software Asset Managers) et les changements ne manquent pas. Quels sont les nouveaux processus dont ces gestionnaires ont besoin pour maîtriser les coûts SaaS ? Comment faire pour les gérer de façon optimale ?

En savoir plus sur la gestion du SaaS

3. Rentabiliser la migration vers le cloud en s’appuyant sur l’existant

Que vous ayez déjà migré vers le cloud ou que ce projet soit à l’ordre du jour, les termes du contrat signé avec un fournisseur vous confèrent très certainement des avantages d’ordre financier. À vous d’utiliser les contrats existants de façon judicieuse.

Par exemple, les clients de Microsoft qui ont signé un contrat de trois ans pour la Software Assurance peuvent migrer vers le cloud à moindre coût.

4. Limiter l’utilisation du stockage, des serveurs, des instances et des machines virtuelles

Au moment de migrer vers le cloud, vérifiez que vous payez uniquement pour ce dont vous aurez besoin et ce que vous utiliserez. La taille et le nombre de vos serveurs, instances et machines virtuelles varient en fonction de vos besoins. Par exemple, pouvez-vous répartir vos cœurs dans des instances de tailles différentes et potentiellement moins onéreuses. Il est hors de question de payer le prix fort pour un serveur qui tournera à seulement 30 % de sa capacité.

Avant de migrer vers le cloud, déterminez avec précision de quel espace vous aurez besoin sur le serveur et assurez-vous de payer le juste prix.

5. Décider à quel moment utiliser des serveurs cloud avec une gestion de la capacité optimale

Si vous n’avez l’usage de vos instances et serveurs cloud qu’à certains moments de la journée, optez pour une licence qui vous donne la possibilité de les désactiver ou de les mettre en veille. À long terme, l’utilisation des serveurs aux heures creuses est synonyme d’économies.

Une bonne gestion de la capacité peut également vous permettre de bénéficier d’indemnités. Par exemple, les utilisateurs de la plateforme Google Cloud peuvent être remboursés lorsque la disponibilité de leurs ressources cloud ne correspond pas à l’accord de niveau de service (SLA). Le contrôle régulier du journal d’indisponibilités permet d’être indemnisé pour tout manquement à l’accord de niveau de service.

6. Éviter des achats inutiles en redistribuant les licences existantes

Quand un employé quitte l’entreprise ou n’a plus besoin d’accéder régulièrement à un logiciel en cloud, il est recommandé de désactiver la licence qui lui était attribuée. Le processus de réaffectation (reharvesting) empêche les utilisateurs d’accéder au cloud, en permettant de récupérer des licences utilisables et de les mettre à la disposition d’autres personnes. Au lieu d’acquérir de nouvelles licences, il suffit souvent de bien gérer le parc disponible.

De nombreuses entreprises sont confrontées à ce problème avec la gestion des licences Salesforce — par exemple, lorsqu’un employé change d’emploi ou de fonction, mais conserve l’accès à sa licence Salesforce. Si un autre employé a besoin d’une licence, mais qu’aucune n’est disponible, de nouvelles licences doivent être acquises. Grâce au processus de réaffectation, vous éliminerez des dépenses superflues et réaliserez des économies.

7. Optimiser votre budget grâce à une vue centralisée des licences

Préservez votre flexibilité et conservez la maîtrise totale de vos finances. Une vue centralisée de votre parc de licences représente un atout majeur pour gérer le coût du cloud en vous indiquant quelle business unit utilise et achète des licences. Vous pouvez utiliser ces données pour mieux budgétiser l’achat de licences et éviter le gaspillage.

Par exemple, la business unit A possède 15 licences Salesforce dont elle n’a plus l’utilité, tandis que la business unit B a besoin de 23 licences. L’entité B peut récupérer les 15 licences inutilisées, de sorte qu’il lui suffit d’en acquérir 8. Sans une vue centralisée du parc de licences, votre entreprise aurait gaspillé des ressources en achetant des licences de manière injustifiée.

8. Éviter le « shadow IT » en impliquant davantage de partenaires

S’agissant de l’acquisition et du déploiement de solutions et applications dernier cri, le cloud apporte aux business units une flexibilité hors pair. Mais s’ils ne sont pas enregistrés et correctement administrés, ces achats peuvent disparaître de la circulation et consommer des ressources aussi discrètement que sûrement. Sur le plan financier, la gestion efficace du cloud dépasse le cadre de l'informatique centrale et inclut la surveillance des dépenses consacrées aux applications cloud par les différentes business units.

Avec une implication accrue des partenaires votre programme de gestion des actifs logiciels mettra en lumière les dépenses cloud les mieux dissimulées.

Quelques ressources pour tirer pleinement parti de votre environnement cloud

Contactez-nous pour plus d'informations :