Le SAM à votre portée grâce au Cloud

Découvrez les stratégies de gestion des actifs logiciels (SAM) pour éviter de sérieux ennuis de licences.

Êtes-vous prêts pour le Cloud ?

Le Cloud a tout révolutionné. Quelles en sont les conséquences pour votre chiffre d’affaires et votre programme SAM ?

Le positif d’abord : le Cloud est une solution simple et efficace à vos besoins en logiciels, en plateformes et en infrastructures. Inutile d’attendre le feu vert des service IT ou achats pour accéder aux solutions de pointe.

Le Cloud permet à vos employés et unités commerciales de prendre de meilleures décisions en matière d’IT, plus vite.

Le négatif ensuite : la flexibilité et la simplicité ont un prix. Une plus grande flexibilité peut rapidement vous conduire à dépenser plus que le budget fixé ou à mal rationaliser votre environnement, et ainsi engendrer des coûts qui échappent à votre contrôle.

C’est pourquoi vous devez impérativement gérer vos actifs logiciels pour vous assurer que votre Cloud augmente vos recettes — pas vos dépenses.

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[Translate to Français:] Are you ready for the cloud?

Moins d’audits ne signifie pas moins de dépenses

Les fournisseurs de Cloud savent ce que vous utilisez. Tout étant hébergé sur leurs serveurs, ils n’ont pas à avoir recours à des audits aussi coûteux que chronophages. L’avantage, c’est que votre entreprise gagne du temps et de l’argent : plus besoin de dépenser pour la préparation d’audits. Les prestataires de services de Cloud n’agissent pas par pur altruisme. Votre environnement informatique n’a aucun secret pour eux. Vos serveurs sont leurs serveurs, et ils peuvent voir votre consommation et vos configurations sans quitter leur bureau. Le Cloud est également une source de revenus réguliers, qui permet à vos fournisseurs d’éviter les audits tout en générant davantage de profits.

D’après Gartner, de 2015 à 2020, « la croissance des logiciels en tant que service (SaaS, Software as a Service) sera de 19,3 % et en 2020, elle devrait représenter 76 milliards de dollars. »

Ces chiffres ne concernent que les SaaS. Cela représente une somme considérable pour les fournisseurs du Cloud, et une dépense importante pour votre entreprise. Bien investir suppose que vous reveniez aux principes de base du SAM : savoir quelles ressources vous possédez, quelle utilisation vous en faites et comment ces ressources sont configurées.

La gestion des actifs logiciels dans le Cloud est l’unique façon d’éviter les excès.

Maximisez vos ressources pour éviter le gaspillage de licences et rationaliser votre environnement IT. Lisez notre livre blanc, Cloud et données : comment assembler les pièces du puzzle pour découvrir comment des données fiables peuvent profiter à la gestion des actifs logiciels dans le Cloud.

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Le Cloud : un buffet pour votre entreprise

On peut envisager le Cloud comme le buffet d’un restaurant. Il est flexible, facile d’accès et demande moins de ressources en interne. C’est le seul à vous proposer un aussi large choix pour votre entreprise. Les services de Cloud se déclinent en trois types : Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) et Infrastructure as a Service (IaaS). Chacun s’accompagne de licences qui lui sont propres et présente ses propres avantages et défis. Il existe également le Cloud hybride, qui combine le meilleur des services du Cloud et des services sur site. Regardons quelles formules le Cloud vous propose.

Les 4 « saveurs » du Cloud

SaaS : Software
as a Service

On appelle SaaS l’ensemble des applications que vous utilisez au quotidien via votre navigateur Web. Vous vous authentifiez sur le site du fournisseur et utilisez des logiciels hébergés à distance sur ses serveurs.

Exemples: WebEx, HubSpot, Salesforce, Google Apps, Aspera SmartTrack platform

Avantages : Faibles coûts initiaux, améliorations et support technique continus, facilité de personnalisation.

IaaS : Infrastructure
as a Service

L'IaaS offre un système d’exploitation virtualisé ou des ressources informatiques brutes. Vous louez des serveurs à distance et pouvez les surveiller via des applications comme s'ils étaient installés dans vos locaux.

Exemples : Amazon EC2, Microsoft Azure, Rackspace Cloud

Avantages : Infrastructure évolutive, flexibilité accrue, récupération plus facile en cas de sinistre.

PaaS : Platform
as a Service

Avec PaaS, vous bénéficiez d'un environnement qui vous permet d'utiliser des applications personnalisées sans avoir à assurer vous-même la maintenance de la plateforme sur laquelle elles reposent.

Exemples : Microsoft Azure, Oracle Cloud, Force.com, Google AppEngine, Kubernetes

Avantages : Agilité accrue, temps de disponibilité maximisé, évolutivité.

Cloud
hybride

Le Cloud hybride est un mélange de SaaS et d'infrastructures physiques. Certains produits hybrides sont des licences d’abonnement, d’autres sont un espace de travail reposant sur le Cloud.

Exemples: Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud

Avantages : Utilisables au bureau ou depuis n'importe quel endroit.

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Vous payez ce que vous consommez

Certains restaurants proposent un buffet à volonté, d’autres font payer à l’assiette ou au poids, d’autres encore combinent des menus de restaurants traditionnels servis à table avec la possibilité de passer au buffet pour assortir son repas de quelques mets supplémentaires. C’est vous — le client — qui décidez selon vos besoins et vos envies.

De la même manière, vous pouvez utiliser les services de Cloud computing de plusieurs manières.

Les quatre principaux modèles de licences sont :

  • L’abonnement – Vous payez une fois par mois ou une fois par an pour accéder à un service de Cloud. Vous n’êtes pas engagé sur le long terme, n’êtes pas tenu de dépenser des sommes importantes et pouvez annuler au terme d’un projet ou si vous n’êtes pas satisfait du service.
  • Le paiement à la carte – Vous payez quand vous utilisez telle ou telle instance : processeurs, mémoire, stockage... On ne vous facture pas plus que ce que vous utilisez.
  • Le paiement par instance – Vous payez l’utilisation de chaque serveur ou de chaque instance de serveur que votre fournisseur fait fonctionner pour vous. Ces instances réservées font l’objet d'un contrat à durée limitée (1 à 3 ans) et fonctionnent 24h/24, 7j/7.
  • Bring-your-own license (BYOL) – Autrement dit : « Apportez votre propre licence ». Vous pouvez utiliser des logiciels de Cloud pour lesquels vous détenez déjà une licence               « perpétuelle », qui n’expire jamais, sans modification des conditions générales. Vous ne risquez aucune dépense imprévue.

Voyons quand utiliser chacun de ces modèles

Servez-vous avec discernement

Les buffets à volonté sont proposés à prix fixe. Bien sûr, quand vous payez à l’assiette ou au poids, vous devez faire attention aux quantités. Si vous vous servez trop, vous gaspillez la nourriture non consommée. Si vous ne vous servez pas assez, vous ne rentabilisez pas la formule à volonté. Il en va de même pour les licences de Cloud computing. Pour bénéficier de celles-ci au meilleur prix, vous devez consommer uniquement ce dont vous avez besoin. Autrement, vous ne rentabilisez pas votre licence et, à terme, vous perdez de l’argent. Vous avez donc intérêt à choisir les licences les mieux adaptées aux exigences de votre entreprise, qui génèrent des recettes et minimisent les dépenses.

Les licences Cloud peuvent être... nébuleuses

Pour choisir le modèle de licence Cloud adéquat, vous devez savoir à l’avance ce dont vous avez besoin. Pour ce faire, vous devez avoir accès à des données fiables sur l’usage que font vos employés du Cloud et sur l’utilisation ou les capacités des serveurs de votre entreprise. Prenons deux exemples :

Paiement par instance : Selon votre utilisation, un modèle de paiement par instance pour une prestation d‘IaaS peut être préférable. Si vous avez besoin que vos serveurs tournent en permanence, alors il est logique de payer pour qu’ils restent fonctionnels 24h/24, 7j/7.

Cependant, si vous n’utilisez pas les serveurs tout le temps, vous aurez intérêt à privilégier un autre modèle.

Paiement à la carte : Le modèle à la carte vous offre une grande élasticité dans les ressources IT. Il est particulièrement utile si vos charges de travail sont imprévisibles et nécessitent des besoins ponctuels. Dans le cas contraire, un abonnement sera plus rentable.

Gestion d’actifs logiciels dans le Cloud : les 7 to-dos essentiels

Le SAM est votre meilleur allié pour voguer parmi les différents choix de licences de Cloud. Posez-vous ces six questions pour décider quel modèle correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

1. Sachez quelle capacité du Cloud vous utilisez pour pouvoir optimiser le nombre de licences.

Cette connaissance peut vous aider à choisir les meilleures licences. L’usage est basé sur des métriques telles que :

  • le nombre de licences par utilisateur
  • l’espace disque et l’espace de stockage
  • le nombre de serveurs ou de machines virtuelles
  • le nombre de processus
  • la taille de la base de données et le nombre de requêtes de bases de données

Il est possible de connaître chacune de ces informations grâce à un outil SAM pour une image précise des besoins actuels et futurs.

2. Faites un état des lieux de votre entreprise pour identifier les problèmes que le Cloud pourrait résoudre.

Commencez votre migration vers le Cloud en identifiant les problèmes que vous pourriez résoudre grâce aux services de Cloud. Nécessitez-vous des ressources IT de façon ponctuelle ? Si oui, vous aurez intérêt à savoir quelle quantité de ressources il vous faut et quelle fréquence vous correspond. Vous pourrez ainsi choisir entre une licence avec paiement à la carte et une licence avec paiement par instance. Ou avez-vous besoin de logiciels qui peuvent être installés au sein de votre entreprise mais qui restent accessibles depuis n'importe quel endroit ? Dans ce cas, une solution de Cloud hybride vous conviendra sans doute mieux. En déterminant comment le Cloud peut vous aider à optimiser votre entreprise, vous identifierez les problèmes que présentent actuellement vos infrastructures, vos plateformes et vos logiciels, et vous guiderez votre entreprise dans le choix d’une licence.

3. Rentabilisez la transition en utilisant ce que vous possédez déjà.

Que vous ayez déjà migré ou que vous songiez à le faire, les conditions générales que vous avez signées avec vos fournisseurs actuels vous donnent peut-être le droit à des avantages économiques. Sachez comment utiliser vos contrats existants à votre avantage.

Par exemple, les clients de Microsoft qui ont acheté Software Assurance pour une durée de trois ans peuvent migrer vers le Cloud à moindre coût.

4. Décidez du stockage, des serveurs, des instances et des machines virtuelles grâce aux solutions de gestion de la capacité.

Au moment de migrer vers le Cloud, assurez-vous de payer uniquement pour ce dont vous aurez besoin et pour ce que vous utiliserez. Le volume et le nombre de vos serveurs, de vos instances et de vos machines virtuelles dépendront de vos besoins. Par exemple, demandez-vous si vous ne pourriez pas répartir vos processeurs dans des instances de tailles différentes, potentiellement moins onéreuses. Ne payez pas pour 100 % d’un serveur dont vous n’utiliserez que 30 %. Avant votre migration, déterminez précisément l’espace dont vous aurez besoin sur le serveur et assurez-vous de payer pour ce volume précis.

5. Déterminez la fréquence de fonctionnement des serveurs grâce aux solutions de gestion de la capacité.

Si vos serveurs et vos instances de Cloud n’ont pas besoin de rester opérationnels à tout moment de la journée, optez pour une licence qui vous permettra de les éteindre ou de réduire leur consommation. En utilisant les serveurs pendant les périodes creuses, vous pourrez, à terme, réaliser des économies. La gestion de la capacité peut également vous permettre de récupérer de l’argent. Par exemple, Google Cloud Platform rembourse ses clients lorsque leurs ressources de Cloud sont indisponibles, conformément à son Contrat de Niveaux de Service. En revoyant régulièrement l’historique de vos temps d’arrêt, vous pourrez couvrir les frais engendrés par d’éventuels manquements aux termes de ce contrat.

6. Réattribuez les licences pour éviter de faire constamment de nouveaux achats.

Quand des collaborateurs quittent votre entreprise, ou qu’ils n’ont plus besoin d’un accès régulier à un programme de Cloud, vous avez intérêt à ce que leurs licences soient désactivées. Elles sont alors réattribuées. Ils ne peuvent alors plus accéder au Cloud. Les licences utilisables sont retournées à la bibliothèque et peuvent être assignées à d’autres collaborateurs. Au lieu d’acquérir de nouvelles licences, vous pouvez mieux gérer celles que vous possédez déjà.

De nombreuses entreprises rencontrent ce problème de licence avec Salesforce. Un collaborateur change d’emploi ou de fonction mais sa licence Salesforce lui est toujours attribuée. Si quelqu'un d’autre a besoin d’une licence mais qu’aucune n’est disponible, de nouvelles licences doivent être acquises. Redéployez les licences : vous économiserez en éliminant les dépenses superflues.

7. Optimisez votre budget grâce à la vue centralisée des licences.

Conservez une flexibilité tout en continuant à surveiller vos finances. La vue centralisée des licences peut vous aider à savoir quelle unité commerciale utilise et achète quelle licence. Vous pouvez ainsi mieux décider quel budget allouer à l’achat des licences et éviter le gaspillage. Par exemple, l’unité commerciale A possède 15 licences Salesforce inutilisées, et l’unité B nécessite 23 licences. L'unité B peut récupérer les 15 licences inutilisées et n’a plus qu’à en acheter 8. Sans vue d’ensemble centralisée des licences, votre entreprise aurait gaspillé des ressources en achetant des licences dont elle n’avait pas besoin.

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