Bilan de licences avec SmartTrack

Haufe Group modernise sa gestion des licences

La transformation de Haufe Group est exemplaire. En deux décennies, cette entreprise de taille moyenne, qui était à la base une maison d’édition, s’est réinventée pour se lancer dans l’édition de logiciels. Forte de cette expérience, elle souhaite aussi adopter le numérique pour la gestion de ses licences. En outre, compte tenu de la diversité de ses logiciels et de ses sites, elle ne peut désormais se passer d’une vue d’ensemble permanente de toutes les licences et de leur utilisation.

[Translate to Français:] The Haufe Group is modernizing its license management system

Haufe Group actualise ses données de licences

Une analyse réelle des licences et l’examen de la solution existante, Miss Marple, ont révélé qu’il était impossible d’obtenir un bilan de licences continu et pertinent. L’entreprise a donc décidé de moderniser sa gestion des actifs logiciels (SAM), pour obtenir une visibilité optimale sur les licences, et ce, de façon permanente, automatisée et durable. Toutes les filiales du groupe ont été impliquées dans ce projet, qui nécessitait par ailleurs de documenter et d’optimiser de nombreux processus.

Deux mois pour obtenir un bilan de licences complet

Après une brève phase d’exploration et une preuve de faisabilité en novembre 2016, l’outil SmartTrack a été déployé dans l’entreprise. La plateforme d’Aspera était la seule à répondre aux exigences élevées de Haufe Group en matière de technologie de pointe. Aspera s’est démarqué grâce à son expérience en gestion des licences. Il a fallu à peine deux mois pour obtenir un bilan de licences. Depuis, la solution SmartTrack veille entre autres à ce que les licences Microsoft utilisées soient transparentes et à jour. Ainsi, aucune licence n’est-elle mal ou inutilisée.

Haufe Group convainc Microsoft lors d’un audit

En l’espace de deux mois, l’équipe projet a réussi à implémenter et déployer la plateforme SmartTrack ainsi que le scanner, tout en re-documentant et en optimisant plus de trente processus existants. De plus, en se basant sur le bilan de licences, Haufe Group a pu mettre en œuvre des modèles de licences plus favorables dans le cadre d’un audit en bonne intelligence avec Microsoft.

L'outil SmartTrack pour une gestion des licences avancée

Depuis l’implémentation de la solution, Haufe Group dispose d’une vue claire des licences et de leur utilisation dans SmartTrack. Le groupe a franchi une étape décisive pour garantir la conformité et est passé à la vitesse supérieure en matière de gestion des licences, et ce, dans un délai réduit.

Un backlog spécifique au SAM/gestion des licences a été défini et une refonte de l’Active Directory a été engagée parallèlement au projet SAM. Ainsi, l’ensemble du groupe bénéficie-t-il de données de meilleure qualité. De plus, SmartTrack fournit aux employés du service d’assistance des données supplémentaires telles que des informations sur les appareils, les utilisateurs principaux ou la version du BIOS.

Cette précision inégalée permet de standardiser et d’uniformiser l’utilisation des licences et facilite la gestion des arrivées et des départs d’employés. Tout cela profite directement au service d’assistance.

Les architectures IT ne sont pas des solutions isolées. Au cours de l’implémentation de SmartTrack, les employés du service d’assistance ont pris connaissance des données générées par SmartTrack, ce qui a permis de les utiliser à une échelle interfonctionnelle.

Ramona Knäble, responsable des licences, Haufe Group

Une équipe interfonctionnelle garantit le succès

Pour la mise en œuvre, le poste de responsable des licences a été créé. Pour garantir la réussite de l’initiative c’est la direction qui a proposé déploiement de SmartTrack en lui allouant un budget spécial. L’équipe de projet a compté jusqu’à dix personnes, parmi lesquelles un chef de projet, une responsable des licences, un développeur sénior, un conseiller juridique, un ingénieur spécialiste des spécifications, un ingénieur spécialiste des processus et un responsable technique, ainsi qu’un consultant technique, un consultant en gestion de projet et un technicien mandatés par Aspera. La composante interfonctionnelle de cette équipe a largement contribué au succès de cette initiative.

Les services gérés d’Aspera piliers des prochaines étapes

Après la réussite de l’implémentation initiale, le projet se poursuit, car il a donné un nouvel élan à la gestion des licences au sein de Haufe Group. Ainsi, d’autres éditeurs de logiciels devraient-ils être intégrés de façon permanente. Pour cette nouvelle étape, Haufe Group pourra encore une fois de plus compter sur le soutien des services gérés d’Aspera.

Et votre bilan de licence?

Avec Aspera SmartTrack, vous établissez rapidement un bilan de vos licences. La plateforme couvre les principaux éditeurs, tels qu’IBM, Microsoft, Oracle et SAP. L'outil SAM effectue avec précision des calculs complexes relatifs aux serveurs, aux clients, aux appareils mobiles et au cloud pour vous permettre jusqu’à 30 % d’économies.

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