Références et études

Évaluation de nos clients.

Déploiement réussi de SmartTrack

Les chemins de fer autrichiens, ÖBB, installent une gestion des licences logicielles à l’échelle du groupe

Principal fournisseur de services de mobilité en Autriche, le groupe ÖBB transporte chaque année quelque 460 millions de voyageurs et plus de 111 millions de tonnes de marchandises dans le respect de l’environnement. Avec un taux de ponctualité supérieur à 96 %, ÖBB figure parmi les réseaux les plus performants d’Europe. Fort d’environ 40 000 employés, le groupe est en mesure d’offrir une gamme complète de services. Pour réaliser l’implémentation à l’échelle du groupe d’un système de gestion des licences logicielles basé sur un outil, ÖBB fait appel depuis 2014 à l’expertise et à la technologie d’Aspera.

Les effets positifs

ÖBB a réalisé une avancée considérable pour une gestion unifiée des licences logicielles. En dépit d’un paysage informatique hétérogène et complexe et malgré une collecte difficile des données, il a été possible, grâce à un long processus, de poser les bases organisationnelles et techniques de cette nouvelle gestion. Depuis sa mise en place, la gestion des licences a été largement acceptée au sein de l’entreprise, ce qui constitue un autre facteur de son succès.

La réussite de ce projet récompense la mise en œuvre d’un processus de transformation de grande envergure. Si ce projet nous a permis de gagner du temps et de réaliser des économies, il nous a également aidés à sensibiliser l’ensemble de nos collaborateurs à la question de la gestion des licences logicielles. C’est un vrai succès. .

Hirsa Navid, gestionnaire de licences et directrice commerciale chez ÖBB Business Competence Center IT GmbH

Pourquoi Aspera

  • La technologie SmartTrack d’Aspera répond idéalement aux besoins fonctionnels du groupe ÖBB
  • Grâce à la flexibilité de ses logiciels et à l’expérience de ses conseillers, Aspera est en mesure de réorienter la structure organisationnelle complexe et hétérogène du groupe, ainsi que les exigences individuelles des utilisateurs, pour les rapprocher des besoins des clients
  • La forte capacité d’intégration et les interfaces assurent une excellente qualité des données
  • Un bon rapport qualité-prix et de bonnes références (réalisation réussie de projets similaires)

Les défis

  • Définir et attribuer les rôles et les responsabilités, mettre au point des processus standardisés visant à assurer une gestion unifiée et centralisée des licences logicielles à l’échelle du groupe
  • Implémenter un système de gestion des actifs logiciels afin d’aider à la gestion des licences dans les domaines client et serveur
  • Obtenir des avantages financiers significatifs au niveau de l’approvisionnement informatique en améliorant les capacités de négociation de l’organisation face aux grands éditeurs de logiciels
  • Atteindre et garantir la conformité dans un environnement très hétérogène

Grâce à un accès à des données actuelles et transparentes, il est désormais possible d’apporter rapidement des réponses en cas d’audit, et de négocier sur un pied d’égalité avec les éditeurs de logiciels. Ainsi, non seulement les frais d’audit interne ont baissé, mais la qualité des accords-cadres s’est grandement améliorée, reflétant désormais l’utilisation réelle. La capacité de conformité est également au rendez-vous. En outre, les données actuelles d’inventaire logiciel et d’installation offrent aux services spécialisés la base d’une facturation de quantités réelles.

Outre plusieurs activités visant l’amélioration continue des processus et des données, le calendrier à moyen terme prévoit l’extension de la gestion des licences aux produits logiciels IBM et VMware. Notons que les rails d’une poursuite efficace de ce projet de grande ampleur ont été posés depuis longtemps.

Structure informatique et commerciale complexe

Du fait de la structure d’entreprise décentralisée qui s’est peu à peu développée, ÖBB s’est trouvée confrontée à des défis spécifiques pour mettre en place et de développer une gestion des licences logicielles à l’échelle de l’entreprise. Les filiales utilisant des centaines de produits logiciels à travers leurs différents sites et services informatiques, il existe un nombre très important d’accords de licence. Avec le temps, la recherche de ces données a mobilisé de plus en plus de ressources, les manipulations occasionnant parfois des erreurs. Le groupe s’est ainsi fixé pour principal objectif l’instalation gestion des licences basée sur un outil et offrant une commande centralisée, qui assure en permanence la conformité grâce à une base de données transparente. Après une étude de marché de grande envergure, les responsables du groupe ont opté pour la technologie et l’expertise d’Aspera.

La qualité des données

Au premier semestre 2014, l’équipe en charge du projet a présenté dans les grandes lignes un programme pour le déploiement de SmartTrack. Malgré des ressources limitées, elle est parvenue à mettre rapidement en place une gestion des besoins logiciels et des licences. Les membres des services informatiques des différentes branches des sociétés du groupe ÖBB ont été sensibilisés à la question. Le but était de les convaincre de devenir « coordinateurs de licences » ou « propriétaires d’applications ». L’élaboration des conditions-cadres requises en matière de processus, de compétences et d’organisation, a représenté un travail titanesque.

Il s’agissait ensuite d’établir une vue d’ensemble transparente de l’utilisation des licences Microsoft selon leur statut commercial. Une fois l’environnement de tests créé, l’obstacle principal était la collecte des données, leur mise en commun et leur regroupement. Toutes les informations Active Directory provenant des différents domaines informatiques ont été rassemblées. Cela s’est accompagné de difficultés, parmi lesquelles des problèmes de reconnaissance d’interfaces et de signatures, de lecture des données Citrix et serveur, ou les questions de relations lors de l’attribution d’hôtes virtuels et physiques. Après la constitution et le nettoyage de la base de données, ces dernières ont pu être importées avec succès dans SmartTrack et utilisées en production dès la mi-2015. Dans le cadre d’un processus itératif, les connaissances acquises ont été également utilisées pour le traitement des données de licences des produits Adobe à l’échelle du groupe, puis pour les données Oracle. La conformité a donc également été assurée pour ces fabricants.

Les étapes du projet

  • Mise au point d’un plan organisationnel et technique complet visant à centraliser la gestion des licences (rôles, processus, documentation, etc.)
  • Installation de l’environnement de test avec SmartTrack pour les clients
  • Collecte et consolidation de données hétérogènes partagées provenant de diverses sources informatiques, ce qui représentait un défi de taille
  • Développement d’interfaces et de connecteurs standard correspondant à tous les systèmes sources utilisés
  • Optimisation de la qualité des données de bureau et de serveur
  • Mise en place d’une procédure itérative par éditeur de logiciels : extension du système de gestion de licences aux produits Microsoft à la mi-2015 et aux produits Adobe en 2016
  • L’intégration ultérieure des données d’autres éditeurs (Oracle, IBM, VMware) est prévue

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