Processus financiers et comptables combinés au SAM d'Aspera

On retrouve les produits Evonik dans tous les aspects du quotidien ou presque. Du shampooing aux matériaux légers pour les chaussures de sport, en passant par les cargos et les avions, le savori-faire d'Evonik est partout. Parmi les plus grandes entreprises globales spécialisées dans les produits chimiques, ce leader de l’innovation s’appuie sur les compétences et les technologies de gestion des licences d’Aspera dans le cadre de son programme de gestion des actifs logiciels (SAM) depuis 2008.

Weltweites Lizenzmanagement bei Evonik mit Aspera SmartTrack

Evonik Industries AG

Entreprise présente dans le monde entier, Evonik doit s’adapter à divers systèmes juridiques internationaux et à de nombreuses cultures différentes. Fidèle à sa devise, « What will tomorrow’s world be like? » (À quoi ressemblera le monde de demain ?), l’entreprise s’est engagée à montrer l’exemple. Plus de 80 % de son chiffre d’affaires provient de positions dominantes sur le marché. Tandis qu’Evonik renforce son statut de référence mondiale, la sécurité de même qu’un comportement citoyen et respectueux de l’environnement demeurent des facteurs de différenciation stratégique.

Trois facettes du SAM :
contrôle, transparence et stratégie

Présente dans 24 pays, l’entreprise Evonik faisait face à des audits d’éditeurs de plus en plus fréquents. Les questions de conformité des licences, la monopolisation du personnel et des ressources financières par les audits avaient atteint un seuil critique. Les dirigeants d’Evonik étaient ainsi en quête d’une solution qui limiterait les risques de sous-acquisition de licences et d’utilisation incorrecte des logiciels.

C’est dans ce contexte que l’entreprise a nommé Michael Markiewicz au poste de responsable des licences logicielles. Ce dernier a immédiatement commencé à définir les besoins inhérents au programme de gestion des actifs logiciels d’Evonik pour une structure organisationnelle mondiale. Michael Markiewicz et son équipe ont dégagé deux objectifs prioritaires pour le programme SAM, à savoir la conformité et la réduction des coûts logiciels. Avec ces objectifs, la transparence au niveau de l’octroi de licences logicielles et des dépenses est devenue un critère décisif pour le choix du fournisseur de solutions. Ce fournisseur serait chargé de développer et de mettre en place les processus SAM conjointement avec le déploiement d’une solution technique pour soutenir les processus et aider le personnel.

C’est le groupe Aspera qui a été choisi pour ses compétences de conseil, de suivi client et les fonctionnalités de gestion de licences prêtes à l’emploi de SmartTrack. Grâce à l’accompagnement complet d’Aspera, Evonik a pu établir un programme SAM de bout en bout à l’échelle de l’entreprise, avec stratégies logicielles, responsabilités, processus et rapports.

Investir dans des processus qui rapportent

Anspruchsvolles Finanzmanagement

En 2011, après deux années de fonctionnement satisfaisant, l’équipe SAM d’Evonik, toujours à l’affût des tendances à venir, s’est fixé un nouvel objectif : optimiser le contrôle des coûts du programme SAM en y ajoutant un composant de gestion financière. Le programme SAM allait fusionner avec les processus financiers et comptables. L’ambition était de créer un bilan avancé des licences logicielles avec une comptabilisation des dépenses.

Le groupe Evonik s’est attaqué à ce nouvel aspect de la gestion SAM avec un projet d’évaluation spécifiant les besoins en termes de gestion financière logicielle, incluant des processus de répartition des coûts et redéfinissant les rôles et les tâches. La qualité des données, ainsi que les processus associés pour garantir un niveau de qualité élevé des données, représentaient des éléments importants pour Evonik. En effet, la répartition des coûts de licence en fonction de l’utilisation, qui était l’objectif d’Evonik, ne pouvait se faire sans données fiables et complètes. Evonik a choisi de renouveler son partenariat avec Aspera et de faire une nouvelle fois confiance à sa solution de gestion stratégique des licences.

Le module financier de SmartTrack apparaissait comme la solution idéale, avec ses fonctionnalités avancées de budgétisation et de planification des coûts basées sur la gestion de la qualité des données de SmartTrack. Conforme à la spécialisation d’Aspera en matière de solutions de gestion de licences pour les grandes entreprises, le système était conçu pour tenir compte des différentes zones économiques internationales, des prix de transfert variables et d’un large éventail de règles comptables.

En collaboration avec Aspera, l’équipe SAM a défini des formules de facturation basées sur les services permettant la répartition des coûts associés à l’utilisation de produits logiciels achetés de manière centrale selon l’un des trois modèles suivants : installation, centre de coûts ou compte de messagerie électronique. Pour l’équipe SAM d’Evonik, l’introduction de la facturation interne des coûts promettait une facturation claire et compréhensible et un haut niveau d’acceptation dans l’entreprise. Dans ce cadre, des archives de répartition des coûts se sont avérées nécessaires, les formules de facturation reposant sur des données variant quotidiennement. L’archivage des données génère ainsi un historique d’audit, grâce auquel l’équipe SAM est en mesure de corriger les éventuelles anomalies afin de garantir une répartition équitable des coûts avec des formules de calcul basées sur les données enregistrées.

Avec notre partenaire, Aspera, nous avons mis en place un système de gestion des licences bien huilé, qui fait rimer conformité avec rentabilité pour l’achat des logiciels. Nos processus de planification et de budgétisation optimisés nous permettent aujourd’hui de calculer, avec SmartTrack, le coût des packages logiciels en fonction de l’utilisation réelle des logiciels.

Dr Michael Markiewicz, responsable des licences logicielles de l’entreprise, Evonik Industries AG

SAM et ses avantages multiples

La gestion des actifs logiciels est profondément ancrée dans la structure d’Evonik, où elle constitue un élément incontournable pour des activités rentables. Considérée comme une obligation, la conformité des licences présente de nombreux avantages complémentaires comme une réduction considérable des coûts de licence, des dépenses liées aux audits et des frais juridiques. Avec la mise en oeuvre des processus de gestion financière, Michael Markiewicz et son équipe ont établi un programme SAM exemplaire offrant une transparence maximale dans l’octroi de licences et l’utilisation des logiciels pour garantir une confiance incomparable et répartir les coûts selon les logiciels utilisés.

Et votre bilan de licence?

Avec Aspera SmartTrack, vous établissez rapidement un bilan de vos licences. La plateforme couvre les principaux éditeurs, tels qu’IBM, Microsoft, Oracle et SAP. L'outil SAM effectue avec précision des calculs complexes relatifs aux serveurs, aux clients, aux appareils mobiles et au cloud pour vous permettre jusqu’à 30 % d’économies.

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