Vinci Energies Allemagne

Pas à pas vers la gestion des actifs logiciels

Vinci Energies mise sur le SAM et... gagne !

VINCI Energies est un groupe de services qui agit à l’échelle internationale dans les domaines aussi variés que la fourniture d’électricité, les solutions électriques et automatismes, les technologies de l'information et de la communication (TIC), l'isolation industrielle, la protection contre le bruit et les incendies et la gestion des installations. Cette large gamme de solutions de services innovantes est commercialisée sous différentes marques spécialisées.

VINCI Energies Allemagne représenté par six marques, emploie environ 12 000 personnes. Cette structure d'entreprise complexe et de grande envergure est un défi en termes de Software Asset Management. Comment analyser les licences existantes, assurer la conformité et un parc de licences durable sans s’y perdre ?

SmartTrack pour un aperçu complet

Le projet en faits et chiffres

  • Nombre d'appareils intégrés : 10 000 clients et 2 000 serveurs
  • 6 secteurs d’activité intégrés (marques)
  • Un audit Microsoft évité
  • Début du projet : juillet 2017
  • Produit : Aspera SmartTrack

En un clin d'œil

  • Société : VINCI Energies Allemagne
  • Partenaire : Axians
  • Secteur d'activité : Construction / Energie / Communication
  • Nombre d’employés : 12 000 (2018)
  • Site Web : https://www.vinci-energies.com

L’impact de cette structure sur la gestion des licences

Il y a encore quelques années, l'acquisition et l'analyse des licences étaient entièrement contrôlées par la société mère, les différentes marques n'endossant aucune responsabilité dans ce domaine. Lors d'un inventaire annuel, seul le nombre existant de clients était donné par chaque entité à une centrale de gestion. Le problème ? Personne n'était en mesure de vérifier l’exactitude du chiffre communiqué- l'audit était alors particulièrement compliqué.

Mot d’ordre de la direction : obtenir de la transparence !

Voici les résultats attendus par le C-level d’une gestion centralisée et uniforme des actifs logiciels :

  • Planification réaliste et à long terme du budget pour les licences et les logiciels
  • Introduction d'un système de tickets pour l'achat de logiciels
  • Optimisation des processus d'achat de licences avec des procédures de validation améliorées
  • Introduction du comptage des logiciels : quels sont les programmes réellement utilisés ?
  • Répartition efficace des coûts pour les produits de cloud computing
  • Génération de profits grâce à l'analyse des données collectées

Axians s’est avéré être le bon partenaire en interne. Axians est la marque des technologies de l'information et de communication de VINCI Energies qui accompagne les entreprises, les collectivités, les opérateurs de réseaux et les fournisseurs de services dans la modernisation de leurs infrastructures et solutions numériques. Cela inclut également les services de gestion des actifs logiciels.

Depuis de nombreuses années Axians travaille avec Aspera dans le cadre de la gestion des actifs logiciels - mais jusqu'à présent uniquement pour des clients externes. Il s'agit notamment de grands projets menés à bien dans le secteur de la santé et des hôpitaux. La réussite des projets réalisés conjointement ne laissait planer aucun doute sur le fait que pour Axians, seul l’outil SmartTrack entrait en ligne de compte pour la gestion de ses propres actifs.

Nous entretenons un partenariat réussi avec Aspera depuis des années. Nous sommes toujours convaincus de la flexibilité, de la qualité et des nombreuses possibilités de l'outil stratégique de gestion des actifs logiciels SmartTrack."

Mathias Sellnow, Gestionnaire Senior SAM chez Axians

Le projet et son approche - un pôle après l'autre

Le temps était venu d'aborder les processus et les structures au sein de notre propre groupe. L’avantage majeur d'Axians, en tant que fournisseur exécutant, était la très bonne connaissance de sa propre entreprise. L’élaboration du projet et la procédure d'introduction d'une gestion des licences d’Axians ont été relativement rapides. Le but était de traiter un pôle après l'autre, ce qui correspond à 10 000 clients et 2 000 serveurs, toutes marques confondues, qui doivent être gérés de manière centralisée. En juillet 2017, le projet a démarré avec le plus transparent et le plus petit d’entre-deux d'un point de vue logiciel Peu à peu, chaque pôle a été contacté, examiné, analysé et toutes les données ont été ramenées à un niveau de conformité uniforme. VINCI Energies Allemagne est actuellement en phase de finalisation du projet.

Dans un groupe aussi vaste et diversifié que VINCI Energies Allemagne, les exigences sont multiples. Axians en a également fait l'expérience dans le cadre du projet SAM. Ainsi, l'intégration de chaque pôle supplémentaire a-t-elle toujours relevé du challenge accompagné de tâches diverses. Les chefs de projet SAM d'Axians sont cependant toujours parvenus à convaincre les chefs respectifs des différents pôles des avantages de la gestion des actifs logiciels et de la valeur ajoutée d'une base de données centrale pour le projet qui en résulte. Motivé par les avantages économiques à venir, chaque pôle a pu être préparé rapidement et facilement à gestion centrale des licences et cartographié dans l’outil SmartTrack.

Le baptême du feu : un audit Microsoft Audit met en lumière les avantages du projet

VINCI Energies Allemagne a été surpris par une lettre d'audit de Microsoft pendant le déroulement du projet. Grâce aux activités SAM stratégiques déjà menées et à la qualité des données, la procédure d’audit a pu être évitée – soit un gain de temps énorme, car un tel audit aurait mobilisé des ressources importantes sur plusieurs mois. De plus, Aspera SmartTrack a permis une utilisation optimale des licences logicielles installées : Par exemple, à certains endroits, des logiciels sur site avaient été installés, alors que des produits cloud sous licences étaient disponibles. Cet excès de licences a donc été découvert et rapidement corrigée. Cela a permis à Axians de réaliser des baisses de coûts au sein de son organisation – à la satisfaction de la direction.

La prochaine étape ?

Le projet en est encore à sa phase de transition vers le SAM. Il ne reste plus qu’une marque à intégrer. Une fois cet objectif atteint, l'ensemble du groupe VINCI Energies, tous constructeurs confondus et dans tous les pays, sera géré de manière centralisée et pérenne. Une perspective d’économies importantes et de gains de temps considérables pour toute l'entreprise.