Défense stratégique contre l’audit

Votre stratégie gagnante

Venir à bout de l'audit de conformité logicielle

Votre entreprise utilise des logiciels, donc un jour ou l’autre vous serez audité. Les éditeurs ont recours à l’audit pour s'assurer que vous les utilisez correctement leurs licences et que vous respectez votre contrat. C’est aussi pour eux un bon moyen de générer des revenus, d’où la fréquence de ces contrôles.

Répondre à un audit est une épreuve coûteuse et exigeante qui mobilise personnel, temps et ressources. Si le fournisseur constate une non-conformité logicielle, votre entreprise doit s’acquitter d’une amende ou acheter plus de licences.

Établir un plan solide pour se défendre lors d'un audit est crucial. Cela vous aide à fournir des données d'inventaire précises, pour éviter des pénalités en cas d'utilisation incorrecte de vos licences.

Élaborez votre propre stratégie pour éviter les coûts avant, pendant et après l'audit.

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3 manières de sortir vainqueur d’un audit

Ne soyez pas le créancier de votre fournisseur - développez votre propre défense contre l’audit ; elle commence par la collecte de meilleures données. Chez Aspera, nous avons trois stratégies de base pour que vous soyez en position de force lors de votre audit de conformité logicielle :

Montrez que vous êtes prêt

Répondez rapidement aux lettres d’annonce d’audits, aux bilans et aux évaluations avec une équipe d’audit spécialisée et des processus de gestion des actifs logiciels (SAM).

Assurez la conformité des licences

Utilisez les outils SAM professionnels pour garder un œil sur les licences et l'utilisation des logiciels. Installez des processus et des outils de Software Asset Management efficaces.

C’est qui le patron ?

C’est vous ! N’hésitez pas à bien montrer que vous savez quelle licence correspond à quel logiciel et comment elle est utilisée.

La qualité des données détermine le résultat

Quid de la simplicité des données de conformité d'un fournisseur ? Ce dernier compte sur le fait qu’elles sont si complexes que vous acceptez passivement ses conditions et réglez la facture.

Votre passivité lors d’un audit pourrait vous coûter cher

Il est pourtant facile de jouer un rôle actif : vous avez besoin de données de haute qualité comportant plus de détails sur vos licences logicielles que celles de votre fournisseur. Vos données constituent la base d'un rapport de conformité précis qui contribue à éviter des coûts de licence supplémentaires.

Il est pourtant facile de jouer un rôle actif : vous avez besoin de données de haute qualité comportant plus de détails sur vos licences logicielles que celles de votre fournisseur. Vos données constituent la base d'un rapport de conformité précis qui contribue à éviter des coûts de licence supplémentaires.

  • Votre historique d'achat de licences, mises à jour ou/et transferts compris
  • Vos droits, comme les droits d'utilisation du produit qui définissent comment vous pouvez utiliser le logiciel à votre avantage
  • Respecter les obligations liées à vos licences, pour ne pas vous retrouver en situation de non-conformité

Lisez le guide sur l'audit

Vous évitez les frais de licences supplémentaires en montrant que vous contrôlez vos licences logicielles et votre utilisation.

Vous rentabilisez les achats informatiques en connaissant parfaitement votre parc logiciel.

Vous réduisez votre temps de réponse à l'audit et vous concentrez sur la stratégie, comme votre migration vers le cloud ou la transformation numérique.

Conforme dans le cloud ?

Vous vous estimez en sécurité dans le cloud ? Vraiment ? À moins d’être prêt augmenter vos dépenses, vous avez dans une configuration SaaS certains seuils d'utilisation à ne pas franchir.

Vous devrez surveiller l'utilisation et l'activité de vos utilisateurs, car le cloud est une éternelle zone d'audit de conformité, où les éditeurs peuvent examiner votre utilisation passée et actuelle. Gardez un œil sur les pics d’utilisation. Même s'il s'agit de votre niveau maximal d'utilisation de logiciels dans le cloud, de nombreux fournisseurs le considèrent comme étant votre niveau minimal. Ils ne manqueront pas d’essayer de vous vendre des solutions qui vont bien au-delà de vos besoins réels.

Un outil de gestion des licences conçu pour le cloud permet de surveiller cette utilisation. Une bonne stratégie consiste à réattribuer les licences des utilisateurs inactifs à un pool de licences en attente de réaffectation, de sorte que vous maintenez ces "pics de consommation" à un niveau bas et ne passez pas à un nouvel abonnement avec des licences que vous n'utilisez pas.

Supprimez les feuilles de calcul – passez à SmartTrack

Ce n’est certainement pas avec des feuilles de calcul que vous allez collecter des données plus solides que celles de votre fournisseur. En revanche un outil SAM professionnel révèlera l’historique de vos licences logicielles, les droits qui réduisent les coûts et vos obligations pour vous maintenir en conformité.

Notre plate-forme SmartTrack est la plate-forme idéale pour la défense d'audit parce qu'elle :

  • Affiche vos licences achetées par rapport aux logiciels installés tous éditeurs confondus
  • Recoupe automatiquement les données sur l'utilisation du logiciel et les droits de licence
  • Vous fournit des rapports quotidiens qui répondent aux exigences d'audit des éditeurs
  • Vous aide à préparer les données d'audit requises à l'aide d’une vue d’ensemble et de conseils intelligents
  • Implémente des flux de données spécifiques pour l'audit et des données approfondies sur un fournisseur particulier, que vous pouvez déployer pour les produits et audits d'autres éditeurs.

En savoir plus sur SmartTrack

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Votre stratégie de défense contre l’audit

Posséder le bon outil, c’est la moitié de la bataille. L'autre moitié repose sur les personnes et les processus. L'équipe d'Aspera met à votre disposition son expertise acquise au fil des années dans ce domaine.

Nos consultants vous mettent sur un pied d'égalité pour la négociation ; c’est vous qui prenez le contrôle de votre conformité. Pendant que vous développez vos processus en vue d'un audit de conformité – rassemblement des parties prenantes en interne et répartition des rôles - nous travaillons en tant que membre de votre équipe pour :

  • Nettoyer, corriger et compléter les données d'inventaire du logiciel demandées par le fournisseur.
  • Expliquer les modèles de licence des fournisseurs et la façon d'appliquer les licences existantes afin de réduire le sous-licensing et les dépenses excessives.
  • Analyser vos données avant de les soumettre à l’auditeur, afin que vous compreniez ce que vous lui remettez.
  • Vérifier minutieusement les résultats de l'audit de l’éditeur, en recherchant les pièges, les erreurs et les données manquantes afin d'éviter toute « rechute ».

Je suis au milieu d'un audit. Qu'est-ce que je fais ?

Même si vous êtes déjà en plein audit, un outil SAM comme notre plateforme SmartTrack, 100% basé sur le Web, peut commencer à traiter et interpréter les données immédiatement et précisément. Un outil SAM c’est pour votre entreprise l’assurance d’une défense stratégique contre l’audit grâce à des données précises et sans failles. Contactez-nous pour plus d'infos :