Software Asset Management business case

Étude de cas pour une bonne gestion des actifs logiciels

Votre feuille de route détaillée pour un SAM réussi

Maîtrisez les problèmes de gestion de vos actifs logiciels ?

La voie vers une bonne gestion de vos actifs logiciels (SAM) peut être longue et semée d’embûches. C’est pourquoi nous vous proposons cette feuille de route qui vous donne des arguments de poids pour sensibiliser vos collaborateurs et leur montrer la nécessité d’une gestion outillée.

Étape 1 : Identifiez les défis.

Dans une entreprise, les besoins naissent des problèmes à résoudre ou des opportunités à saisir. La première étape de l’étude de cas pour la gestion des actifs logiciels consiste à identifier le problème ou l’opportunité et les mettre à l’écrit afin de pouvoir les communiquer à vos collaborateurs.

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Une fois les défis et les opportunités identifiés, il est plus facile de déterminer

  • les personnes à impliquer dans le processus ;
  • les arguments nécessaires pour les convaincre.

Ces problèmes font partir de vos quotidiens ?

  • Le traitement des demandes de logiciels est long, car la recherche de licences est effectuée manuellement.
  • Trop de temps consacré à la préparation des négociations et des renouvellements de contrats.
  • Votre entreprise ne parvient pas à suivre les coûts, ni à établir ou à respecter les budgets liés aux logiciels.
  • Vous devez améliorer et accélérer la préparation des audits.
  • Vous ne connaissez pas suffisamment vos licences pour négocier avec les éditeurs de façon efficace.
  • Vous ne savez pas comment interpréter vos données de découverte.

Êtes-vous à la conquête de nouvelles opportunités ?

  • Réduire les coûts des licences logicielles.
  • Augmenter la prévisibilité de vos dépenses logicielles.
  • Trouver les modèles de licence les mieux adaptés à votre migration vers le Cloud.
  • Améliorer les services informatiques ou les données CMDB.
  • Renforcer la sécurité du réseau.
  • Prendre en main et améliorer les relations fournisseurs.

Étape 2 : Identifiez les parties prenantes.

Les parties prenantes sont toutes personnes de l’entreprise qui ont une influence directe, ou indirecte mais importante, sur votre projet SAM. Il peut être difficile de les identifier. Étant donné que les rôles et les titres de postes varient en fonction de l’entreprise, il est impossible de vous donner une liste des fonctions concernées. En revanche, voici quelques questions qui peuvent vous aider à les identifier :

Comment votre entreprise acquiert-elle les licences ?

Suivez l’argent. Avec l’adoption de solutions logicielles Cloud, les achats de licences ne sont plus centralisés au niveau du service informatique. Dans chaque service présentant des dépenses logicielles se trouve une partie prenante SAM potentielle.

Comment votre entreprise gère-t-elle les logiciels ?

Une personne ou un groupe de personnes est responsable de la création de nouveaux comptes utilisateurs, de la mise en œuvre des packages et de la mise à jour des logiciels. Avez-vous une équipe de gestion de services informatiques, un responsable de base de données de gestion de la configuration (CMDB) ou des architectes de centre de données ? D’une manière ou d’une autre, ces personnes sont concernées par la gestion des logiciels et doivent faire partie de votre liste de parties prenantes.

Dans quel service travaillez-vous ?

Votre responsable est-il d’accord pour mener un projet SAM ? Quelle est la structure de votre entreprise ? Devez-vous informer ou convaincre d’autres dirigeants ? Organisez une réunion avec eux et faites-leur part des problèmes et des opportunités que vous avez documentés à l’étape 1. Présentez-leur la solution : la gestion des actifs logiciels.

Toutes les parties prenantes tirent profit de la gestion des actifs logiciels, même si elles ne s’en rendent pas compte dans l’immédiat. C’est pour cette raison que vous devez échanger avec elles.

Vos parties prenantes n'ont d'yeux que pour les résultats ?

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Étape 3 : Échangez avec les parties prenantes.

Et obtenez leur accord pour votre projet SAM.La gestion des actifs logiciels n’est pas une approche descendante. Tous les intervenants seront confrontés à des problèmes. De ce fait pour développer un programme SAM complet et efficace, vous devez identifier leurs problèmes et leurs préoccupations.

Exposer leur les problèmes auxquels ils sont confrontés les aidera à se rendre compte qu'ils ont déjà un flair pour la gestion des actifs logiciels et qu'un programme SAM leur servira à résoudre leurs problèmes.

La gestion des actifs logiciels du point de vue des parties prenantes

Entretenez-vous avec les parties prenantes afin de déterminer :

  • les défis qu’elles doivent relever ;
  • leurs objectifs ;
  • les points communs avec vos défis et opportunités SAM.

Cela vous aidera à :

  • identifier les parties prenantes les plus influentes ;
  • présenter les avantages d’une solution SAM répondant à leurs besoins

Étape 4 : Appuyez-vous sur des exemples concrets.

Pour réussir votre projet SAM.Les études de cas et les témoignages clients sont très importants. Ces derniers vous donnent une idée générale sur les différents problèmes qu’un programme SAM peut résoudre et la manière dont il les resoud. Cependant, vous devez définir les cas d’utilisation spécifiques à votre entreprise pour renforcer le message.

Si plusieurs parties prenantes rencontrent le même problème, vos arguments seront bien plus convaincants. Décrivez la problématique à résoudre afin de montrer à tous la nécessité du projet de la gestion des actifs logiciels.

Étape 5 : Personnalisez vos objectifs.

Quel est réellement votre objectif avec le projet SAM ? Beaucoup diront « réaliser des économies », mais ce n’est pas un objectif concret. En quoi consisteront exactement ces économies ? Quelles actions concrètes allez-vous mener ? Établissez un lien direct entre vos objectifs et les problèmes que vous avez identifiés.

Voici quelques objectifs qu’une solution SAM peut vous aider à atteindre :

  • Résilier les contratsdes licences inutiles ;
  • Choisir des accordsplus rentables ;
  • Renforcer votre position de négociation ;
  • Rendre les processus d’achat et d’attribution de logiciels plus efficaces ;
  • Redistribuer les licences non utilisées ;
  • Suivre l’utilisation des logiciels pour une mise en œuvre plus efficace des licences ;
  • Améliorer la sécurité grâce à des historiques complets des mises à jour et des versions.

La transparence pour éviter les risques

Chez l’un de nos clients, le traitement des demandes de logiciels nécessitait deux semaines en moyenne. Pour chaque demande, le service informatique vérifiait dans les tableurs et les contrats si l’entreprise disposait déjà d’une licence pour l’application en question.

Résultats : des achats non contrôlés effectués sans passer par le service informatique entraîne un impact négatif sur la productivité et une insatisfaction générale des employés.

En l’absence d’un outil de gestion des licences, l’entreprise était exposée à des risques d’audit et dépensait de l’argent pour des licences qu’elle avait déjà mais ne parvenait pas à retrouver à temps.

Étape 6 : Choisissez vos éditeurs.

La gestion des actifs logiciels est un parcours et non une destination. Vous ne pouvez pas gérer tous les contrats à la fois. Il est donc important de vous concentrer sur certains fournisseurs. Mais par où commencer ? Voici quelques conseils pour vous aider à choisir vos éditeurs :

  • Commencez par le fournisseur auprès duquel vos dépenses sont les plus importantes — ce sont souvent IBM, Microsoft, Oracle et SAP.
  • Choisissez un éditeur qui apporte des avantages directs aux parties prenantes.
  • Un projet de grande ampleur tel qu’une migration vers une nouvelle version est-il prévu ?
  • Avez-vous un contrat à renouveler prochainement avec un fournisseur majeur ?
  • Avez-vous des fournisseurs dont les contrats ou les métriques de licence sont si complexes qu’il est difficile de garantir la conformité et de créer une vue d’ensemble des licences ?

Une fois vos éditeurs choisis, vous pourrez donc définir votre projet SAM ainsi que des objectifs concrets et réalisables, pour une gestion des actifs logiciels réussie au sein de votre entreprise.

Illustrez le problème. Rassemblez toutes les informations pouvant étayer votre analyse, telles que les rapports, les factures et autres documents appropriés. Un cas d’utilisation concret permet d’illustrer la nécessité d’un outil de gestion des actifs logiciels :

1. Identifiez les parties prenantes et échangez avec elles :

Le responsable des actifs logiciels d’une société d’ingénierie s’est entretenu avec le responsable CAO au sujet d’AutoCAD, que l’entreprise utilise énormément. La conclusion de cette réunion a été révélatrice pour les deux parties :

Problème rencontré par la partie prenante : En fonction de la taille du projet, le responsable CAO pouvait avoir besoin d’AutoCAD pour plusieurs utilisateurs sur plusieurs sites en même temps. Les licences disponibles étaient parfois insuffisantes et les utilisateurs devaient attendre l’autorisation avant d’acheter des licences supplémentaires. Cela affectait la productivité et obligeait souvent chaque site à acquérir d’autres licences en marge du protocole, ce qui avait également une incidence sur le budget des projets.

2. Notez des exemples concrets :

Le responsable des actifs logiciels a recensé 1200 licences achetées sur l’ensemble des sites, ce qui représentait deux fois le nombre maximal d’utilisateurs d’AutoCAD de l’entreprise quel que soit le projet. L’entreprise payait également des frais de maintenance et d’assistance associés à ces licences.

3. Personnalisez vos objectifs SAM :

Le responsable des actifs logiciels a estimé, à partir des prix catalogue, le montant des pertes annuelles liées aux achats de licences non documentés de l’entreprise. Il a présenté au responsable CAO une stratégie SAM avec un accès en temps réel aux licences disponibles et à l’utilisation d’AutoCAD, ce qui lui permettrait de connaître à tout moment le nombre de licences dont il dispose et de les attribuer aux utilisateurs en conséquence. Le responsable des actifs logiciels a également communiqué le montant des économies potentielles à la direction. Rien qu’en éliminant la maintenance associée aux 600 licences superflues, l’entreprise économiserait des centaines de milliers d’euros. En achetant uniquement les licences nécessaires à l’avenir, elle économisera des millions d’euros supplémentaires.

Comment faire face aux obstacles liés à la gestion des actifs logiciels

Tout projet connaît des obstacles. Soyez donc réaliste et anticipez les difficultés que vous pourriez rencontrer dans la réalisation de votre projet SAM. Voici quelques arguments éprouvés pour y répondre :

Pas de budget pour une technologie SAM

Commencez à petite échelle et développez votre projet grâce aux économies que vous réaliserez. Optez pour une solution simple et peu coûteuse qui vous procurera des avantages rapidement. Présentez le programme de gestion des actifs logiciels comme un projet pilote qui ne nécessite pas d’installer un outil ou de s’engager à long terme mais permet d’obtenir des résultats immédiats. Utilisez ensuite le budget issu de ce projet à petite échelle pour convaincre la direction que vous pouvez réaliser des économies encore plus importantes.

Continuez de documenter vos cas d’utilisation et d’échanger avec les parties prenantes. Mieux vous étayez votre analyse et plus de parties prenantes se joignent à vous, plus il est facile de demander et d’obtenir un budget.

Pas d’adhésion de la part de la direction

Trouvez le montant magique qui fera prendre conscience à la direction sur les opportunités créées par la gestion des actifs logiciels. Ce nombre sera plus ou moins élevé selon la société. Le SAM fait réaliser aux entreprises des économies concrètes considérables. Déterminez le montant qui suscitera l’intérêt de vos décisionnaires. Mieux encore, simplifiez-vous la vie en téléchargeant le calculateur d’économies.

Manque de ressources internes ou d’expertise en licences

Le but d’un projet SAM n’est pas de développer une expertise interne en gestion des actifs logiciels, mais de réaliser des économies à votre entreprise. Prenons un exemple : quand vous voulez acheter une voiture, vous ne la concevez ni la construisez pas vous-même. Des experts s’en occupent. Il en est de même pour la gestion des actifs logiciels. Concentrez-vous sur les résultats – des coûts réduits ainsi qu’une transparence, une visibilité et une flexibilité accrues – sans vous rajouter des défis.

Trouvez un prestataire de services SAM disposant de l’expertise et des ressources nécessaires pour mener à bien votre projet dans les délais et le budget donnés.

Manque de temps

Laissez-nous vous accompagner ! Téléchargez notre guide de gestion des actifs logiciels et notre calculateur d’économies SAM pour vous aider à préparer votre étude plus rapidement. Allégez votre charge de travail en tirant parti de nos ressources.

L’objectif d’un projet SAM est de faire des économies et de restituer des ressources à votre entreprise, et non de lui en retirer. Laissez votre partenaire SAM mener votre projet jusqu’à un point où vous pourrez le gérer vous-même. Une fois que votre outil de gestion des actifs logiciels sera opérationnel, vous gagnerez du temps grâce à l’automatisation.

Êtes-vous prêt à commencer?

Notre guide de gestion des actifs logiciels regroupe les informations nécessaires pour démarrer.

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