Votre guide de gestion des actifs logiciels

Tout ce que vous devez savoir sur le SAM

Qu'est que la gestion des actifs logiciels & comment se lancer

La gestion des actifs logiciels est une stratégie commerciale qui permet de récupérer de l'argent sur les budgets et de maximiser les économies en controlant activement et automatiquement les acquisitions, l'utilisation et le déploiement des licences.

Où que vous en soyez en matière de la gestion des actifs logiciels (SAM) dans votre entreprise, cette page internet regroupe toutes les informations dont vous avez besoin pour aller plus loin, en un clin d’œil . Elle vous aidera à y voir plus clair et à développer une véritable vision du SAM au sein de votre organisation, en travaillant main dans la main avec les parties prenantes impliquées.

La gestion des actifs logiciels en 3 mots

Les logiciels sont bien plus que des installations. Ils sont au centre de toute entreprise. Dans cette optique, une stratégie de gestion des actifs logiciels permet de prendre les meilleures décisions en matière de licences, tout en réduisant les coûts.

Êtes-vous prêts pour l’aventure du SAM ? Notre guide de gestion des actifs logiciels regroupe les informations nécessaires pour démarrer.

Conformité
Contrôlez les coûts, les risques et la complexité en gagnant en transparence.

Optimisation
Tirez le meilleur parti de vos licences grâce à une visibilité inégalée sur leurs spécificités et leur utilisation.

Économies
Servez-vous du SAM pour réduire les coûts des licences et gagner du temps.

Les 3 piliers d’une stratégie SAM réussie

1. SAM : une base solide pour vos licences

Les licences sont des actifs qui ont besoin d’être gérés. Chaque licence s’accompagne de conditions d’installation et d’utilisation spécifiques. En tant qu’utilisateur, vous devez veiller à ce que votre entreprise respecte les conditions générales de l’accord de licence.

La conformité est au cœur du SAM. Les éditeurs de logiciels souhaitent que vous utilisiez leurs logiciels conformément aux licences acquises. Bien que le SAM ne se résume pas seulement à la conformité, cette dernière fait de la gestion des licences un aspect essentiel de votre stratégie métier. D’ailleurs, la plupart des entreprises qui se lancent dans le SAM souhaitent en premier lieu garantir la conformité.

2. Audit : le bilan de vos licences

Afin de vérifier votre conformité, les éditeurs procèdent à des audits qui permettent d’analyser l’utilisation et la configuration des logiciels, pour s’assurer que les licences que vous possédez en couvrent bien tous les aspects. Il n’y a que deux résultats possibles : soit vous respectez les accords de licence, soit vous ne les respectez pas.

En cas de non-conformité, vous encourez des amendes qui peuvent vous coûter très cher. Par ailleurs, si vous n’utilisez pas de technologie de gestion des licences, un audit peut durer des mois et perturber vos activités.

3. Optimisation : des stratégies pour rationaliser les licences

Souvent, les entreprises se trouvent en situation de sur-acquisition. Elles préfèrent payer plus, plutôt que de s’exposer à un éventuel audit. Ainsi, au lieu de perdre beaucoup d’argent d’un coup à cause d’un audit non concluant, elles perdent beaucoup d’argent sur la durée.

Si elle peut sembler négligeable au départ, la sur-acquisition de licences coûte au final plus qu’un audit raté. Un audit non réussi vous emmènera à acheter plus de licences pour combler la différence. Dans ce cas l’éditeur demande souvent de payer les frais de maintenance rétroactive pour ces licences. Ce problème engendre un coût fixe qui peut être réduit, voire éliminer en adoptant une stratégie SAM.

Les entreprises qui misent sur la sur-acquisition pour garantir leur conformité payent également à long terme des frais de maintenance inutiles, qui ne cesseront d’augmenter tant que le problème n’est pas résolu.

Lancez-vous avec notre guide de gestion des actifs logiciels :

La Directive Première du SAM : vous aider à connaître votre environnement informatique

Le trio de la réussite : la découverte, le SAM et l’ITAM

Avant d’évaluer votre conformité, vous devez étudier votre environnement. La découverte, la gestion des actifs logiciels et la gestion des actifs informatiques (ITAM) sont les trois piliers de toute stratégie métier IT. Pour anticiper vos besoins, vous devez connaître votre environnement actuel.

Vous devez savoir ce qui est installé sur vos serveurs, comment la virtualisation impacte les relations entre les systèmes et comment les installations sont configurées. Un outil de découverte efficace vous indique précisément ce qui est installé sur votre réseau, des clients aux serveurs.

N’oubliez pas qu’il n’existe pas d’outil universel couvrant tous les éditeurs de logiciels. Pour maximiser les résultats, appuyez-vous sur les meilleurs outils pour récupérer tout ce que vous pouvez et trouver les données dont vous avez besoin pour établir un inventaire clair et complet.

Le SAM, un élément clé d’une stratégie ITAM ou ITSM

Dans le contexte actuel, la planification IT centralisée constitue un défi de taille. La plupart des grandes entreprises optent pour la décentralisation et offrent à leurs divisions la flexibilité dont elles ont besoin pour rester compétitives. Si cette solution est avantageuse, elle peut générer des dépenses IT inutiles. La gestion des actifs IT (ITAM) et la gestion des services IT (ITSM) permettent de gérer les actifs et services informatiques d’une entreprise. Le SAM est un élément clé de ces deux stratégies.

Même dans un environnement décentralisé, un service informatique centralisé peut, à l’aide d’outils SAM et de découverte adaptés, limiter les dépenses logicielles. En surveillant les installations, l’utilisation et les configurations, il peut prendre des décisions avisées concernant l’achat et l’attribution des licences. Grâce aux outils SAM, il est facile de prendre des décisions relatives aux dépenses dans un environnement décentralisé, sans compromettre la flexibilité.

Astuce d’expert : comme un service informatique centralisé opère dans un environnement décentralisé, les outils SAM doivent pouvoir prendre en charge une grande complexité organisationnelle. Une fonctionnalité flexible de définition des rôles et des autorisations est dans ce cas indispensable.

Les économies SAM en quelques chiffres

La division 1 doit permettre à 25 de ses employés d’accéder à un logiciel de traitement de texte. Avant d’acheter de nouvelles licences Word, elle fait le point avec le service informatique centralisé. Ce dernier utilise son outil SAM et constate que la division 2 possède 45 licences Word, mais n’en utilise que 32. Un processus automatisé permet d’attribuer les 13 licences inutilisées à la division 1 et d’acheter les 12 licences restantes. Grâce au SAM, le service IT a économisé 13 licences, ainsi que les frais de maintenance associés. Imaginez le montant des économies que pourrait réaliser une entreprise comptant des milliers d’employés et de produits logiciels.

Au calculateur d’économies

Un investissement utile ?

En un mot : oui ! Beaucoup d’entreprises se lancent dans le SAM quand il est déjà trop tard, c’est-à-dire quand elles sont confrontées à un audit ou quand elles se rendent compte qu’elles dépensent trop. Mais il y a gestion des actifs logiciels et gestion des actifs logiciels. Nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair.

Tous les experts s'accordent à dire que le SAM c'est de l'argent et du bon sens.

  • Économiser 30% sur les coûts de licence
  • Obtenir un retour sur investissement en moins d'un an
  • Réduire le temps de réponse de l'audit de 50%
  • Automatiser pour permet d'économiser jusqu’à 33% de temps

Vous pouvez donc soit gérer vos licences comme l'une de ces personnes:

Adrien ne fait rien.

Espère que tout ira bien et ne va pas plus loin.

Un véritable programme SAM peut vous aider à maîtriser vos licences. Ne vous contentez pas d’espérer que tout ira bien. Faites en sorte que tout aille bien !

Juliette gère le carnet de chèques.

Elle est prête à trop payer pour que tout soit OK.

Pourquoi jeter votre argent par les fenêtres quand vous pouvez faire des économies grâce à un programme SAM ?

Fleur mise tout sur les tableurs.

Affronte les audits à coup de chiffres.

N’ignorez pas ce que vous ne voyez pas. Votre architecture et votre configuration peuvent impacter plus sur la demande de licences que sur le nombre d’utilisateurs.

Ou bien optez pour la gestion des actifs logiciels.

Le SAM booste la compétitivité de votre entreprise d’un million de manières différentes

Gestion des relations fournisseurs

Maintenez la communication et penchez-vous en détail sur vos besoins en matière de licences.

Amélioration des processus

Appuyez-vous sur des processus SAM plus rapides et plus fiables, avantageux pour les utilisateurs finaux.

Préparation

Évitez les surprises lors de votre prochain audit ou contrecarrez un éventuel audit.

Maîtrise

Ne laissez pas vos dépenses partir à vau-l’eau ; faites rimer coût des licences avec transparence.

Le SAM et gestion des relations fournisseurs

Pour entretenir de bonnes relations avec vos éditeurs de logiciels, vous devez gérer vos licences. La plupart de vos fournisseurs pensent que vous allez continuer à acheter leurs produits au cours des années à venir et de votre côté, vous attendez d’eux plus d’innovations et plus de valeur ajoutée.

Mais cela exige une communication ouverte et continue avec vos éditeurs. Grâce à votre retour, ces derniers peuvent se faire une idée concrète de vos attentes et des améliorations qu’ils peuvent apporter à leurs logiciels et systèmes de licences pour mieux répondre à vos besoins métier.

Si vous connaissez les spécificités de vos accords de licence ainsi que votre utilisation du logiciel, vous êtes mieux placé pour faire un retour utile à l’éditeur, qui peut ainsi plus facilement satisfaire vos exigences métier et organisationnelles.

De cette façon, les négociations ne vous servent plus à connaître votre statut de conformité (vous n’avez plus besoin de votre fournisseur dans ce cas), mais à retirer le maximum de valeur ajoutée de votre relation avec l’éditeur, en prenant les commandes grâce au SAM.

La fin des tableurs

Le SAM vous simplifie la vie. De nombreuses entreprises s’appuient sur des tableurs pour surveiller leurs licences logicielles. Ce processus coûteux et fastidieux génère des erreurs qui peuvent vous coûter très cher en cas d’audit. Même une petite entreprise qui utilise seulement quelques logiciels ne peut connaître précisément ses licences et appliquer les droits d’utilisation de produits associés sans outil SAM.

Pour une grande entreprise qui utilise de nombreux logiciels et des métriques complexes liées à la virtualisation, il est tout simplement inutile de se servir d’un tableur pour gérer les actifs logiciels.

Le tableur n’est pas fiable dans le cadre d’un audit et ne permet pas d’élaborer des stratégies d’achat, d’attribution, et de renégociation de contrats. De même, il ne permet pas d’automatiser les processus ou de suivre les évolutions d’une architecture de centre de données qui change constamment.

Les outils SAM, la solution pour être toujours prêt à affronter un audit

Les éditeurs de logiciels ne sont pas vos ennemis. Ils disposent du droit contractuel de vous auditer et de vérifier votre conformité. Comme vous, ils tentent simplement de protéger leur entreprise.

Vous devez donc vous appuyer sur un plan solide pour ne pas mettre en danger votre organisation. C’est d’autant plus vrai pour les éditeurs tels que SAP qui exigent que leurs clients effectuent des audits internes chaque année. Vous pouvez être sommé à tout moment de vous soumettre à un audit. Cela peut entraîner des pertes financières importantes pour votre entreprise et affaiblir la confiance de vos investisseurs. Vous avez besoin de connaître à l’avance votre statut de conformité et les mesures que vous pouvez prendre pour garantir votre conformité avant qu’il ne soit trop tard.

Les tableurs ne constituent pas une protection efficace. Un outil SAM peut vous protéger contre les audits inattendus et limiter votre exposition. Il vous suffit de cliquer sur un bouton pour obtenir une vue complète de votre statut de conformité. Vous savez si vous êtes en situation de sous-acquisition de licences et vous pouvez vérifier votre inventaire pour voir s’il vous reste des licences inutilisées.

Avec un outil SAM, vous êtes toujours prêt en cas d’audit. (Vous avez l’impression qu’on se répète, mais c’est vrai.)

Contrôle du Cloud : la nécessité du SAM

Il n’a jamais été aussi facile d’acheter et d’installer des logiciels. Inutile d’impliquer le service IT. Vous pouvez télécharger un logiciel sur Internet et l’utiliser immédiatement. Cependant, une telle approche peut vous conduire à acheter des licences en double et complique le suivi des dépenses.

Un outil SAM vous permet de contrôler vos dépenses logicielles dans le Cloud et vous offre une transparence inégalée. Vous connaissez :

  • les produits logiciels, les versions et les éditions utilisés dans l’organisation, les appareils sur lesquels ils sont utilisés ainsi que les relations entre les systèmes ;
  • les licences achetées et louées (SaaS), avec les conditions générales des contrats d’entreprise, des accords de maintenance et des droits d’utilisation de produits, ainsi que les métriques de licences.

Ainsi, vous pouvez facilement contrôler les dépenses liées au Cloud.

La certitude de l’audit

Les éditeurs de logiciels se servent des audits pour maximiser leurs revenus. Compte tenu de la complexité des métriques de licences, si vous n’utilisez pas d’outils intelligents, vous vous exposez à des risques d’audit. Dans ce contexte, même lorsque vous n’achetez pas de nouveaux logiciels ou que vos dépenses pour un éditeur donné restent inchangées, les audits sont un bon moyen de vous faire payer plus.

Tous les fournisseurs majeurs comme IBM, Microsoft, Oracle, et SAP disposent de divisions spécialisées dans les audits. Elles ne manquent pas de personnel et sont bien préparées. Cela devrait être aussi votre cas.

Allez plus loin dans le SAM avec notre guide de gestion des actifs logiciels

Les limites des tableurs

1

Les omissions de licences

Les licences ne font pas partir de votre quotidien ce qui fait que, vous avez tendance à ne pas y faire attention. Certes, leurs conditions générales affectent votre entreprise uniquement lors des audits et des renouvellements de contrats, mais ne les oubliez pas pour autant.

2

L’importance des conditions de licences logicielles

Les accords de licence sont longs, compliqués et ennuyeux. Leur lecture est fastidieuse et requiert à la fois des connaissances en informatique et en droit, ce qui est assez rare.

Ainsi, nous sommes nombreux à ne pas connaître nos licences. Nous n’avons conscience ni de leurs limites, ni des droits qu’elles nous octroient.

Un tableur est loin de vous aider à connaître plus en détails vos licences. Pour cela, vous avez besoin du catalogue de produits d’un outil SAM.

3

La complexité des métriques de licences

Chaque fournisseur dispose de son propre ensemble de métriques pour mesurer l’utilisation de ses produits.

Voici quelques exemples de métriques de licences : Par cœur, par appareil, par appareil nommé, par utilisateur, par utilisateur nommé, par processeur (nombre de CPU), par unité de valeur de processeur

Dans un environnement complexe avec des produits logiciels de différents fournisseurs, il peut être facile de perdre le fil des différentes métriques d’utilisation existantes. Un tableur ne permet pas de gérer une telle complexité.

4

Des architectures de centre de données complexes

La situation d’une entreprise en matière de licences peut être très complexe, puisqu’elle dépend du nombre d’appareils qui exécutent le logiciel, de leur configuration, de la virtualisation et du nombre de personnes ou d’applications qui accèdent au logiciel.

La situation est d’autant plus compliquée qu’une entreprise utilise plusieurs logiciels, parfois des milliers. Dans ce cas, il est quasiment impossible, d’obtenir une vue d’ensemble de qui utilise quoi, quand et à quelle fréquence, avec un tableur.

5

Le Cloud et l’imputation des coûts

Étant donné que les logiciels Cloud ne sont pas installés sur une machine physique de votre réseau, il peut être difficile d’identifier la division à qui les coûts sont imputables. Dans une grande entreprise, le partage des licences logicielles Cloud peut contribuer à réduire les coûts, mais sans vue d’ensemble claire de qui utilise quoi, quand et à quelle fréquence, il peut arriver que des divisions se voient injustement accuser des coûts et soient obligées de consacrer une partie de leur budget à des ressources qu’elles n’utilisent pas.

6

L’importance de la qualité des données

Pour être certain de votre statut de conformité, vous devez vous appuyer sur des données fiables. En effet, pour connaître le type et le nombre de licences à acheter, ainsi que les droits d’utilisation dont vous avez besoin, il vous faut des données de qualité. Sans cela, vous risquez de vous retrouver avec des accords qui ne répondent pas à vos besoins et qui ne sont pas adaptés à votre environnement.

7

De multiples parties prenantes

Le SAM implique divers services, allant des achats aux ressources humaines, ainsi que diverses spécialités informatiques. Tous ces services doivent soutenir un seul et même initiatif SAM. Ainsi, un chef de projet SAM doit être capable de relever des défis complexes et de s’adresser à différents types de personnes, ayant des objectifs et des besoins variés. Cela prend du temps et nécessite de bonne collaboration. Le Software Asset Management est sans doute un travail d’équipe !

Créez un programme SAM performant :

Guide de gestion des actifs logiciels

5 raisons pour se lancer dans la gestion des actifs logiciels

1. Réduction des coûts : un gain exceptionnel

En ayant une vue complète de votre environnement et de vos besoins logiciels, vous savez exactement ce que vous utilisez et ce dont vous avez besoin. Ainsi, vous achetez les licences nécessaires dès le début et vous limitez les frais de maintenance tout en garantissant la conformité. De ce fait, vous pouvez économiser jusqu’à 30 % sur le coût de vos licences.

Ne signez plus de lourds contrats juste pour couvrir vos arrières. Négociez plutôt des contrats parfaitement adaptés à vos besoins. Cela vous permettra de maximiser vos ressources logicielles et de réduire les coûts.

Vous voulez voir ce que le SAM vous permettrait d’économiser ? Avec le calculateur d’économies SAM, c’est un vrai jeu d’enfant !

2. Gains de temps : une gestion des licences plus rapide que l’éclair

En organisant vos licences et en mettant en place des processus SAM, vous gagnerez du temps :

  • Appuyez-vous sur une base de données centrale de vos conditions générales de licences, pour accéder plus rapidement et plus facilement aux informations dont vous avez besoin pour prendre de meilleures décisions en matière d’achat de logiciels et de budget IT.
  • Répondez aux lettres d’audit en quelques jours et non plus après des semaines.
  • Grâce à la transparence dont vous bénéficiez, vous pouvez traiter plus rapidement les problèmes, parfois même avant qu’ils ne surviennent.

Notre inventaire logiciel comporte plus de 1 500 éléments fournis par plus de 100 éditeurs de logiciels. Cela nous a permis d’augmenter la productivité des collaborateurs du service achat de logiciels de 10 %.

Thomas Stange, responsable du service Gestion des licences, BITMarck (prestataire de services de santé)

3. Automatisation : la fin des tâches fastidieuses

Rien n’est aussi simple que l’automatisation. En automatisant vos processus, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier. Grâce à des alertes et des rapports réguliers, vous n’aurez plus besoin de perdre du temps à faire attention aux problèmes et à chercher des moyens pour faire des économies.

Un outil automatisé de gestion des actifs logiciels peut notamment :

4. Optimisation : des décisions plus avisées pour des avantages maximisés

Lorsque vous connaissez parfaitement votre environnement et l’utilisation que vous en faites, vous pouvez aller au-delà de la conformité. Vous avez la possibilité de comparer vos licences et d’identifier les systèmes de licences les plus adaptés à vos besoins, tout en maîtrisant les coûts.

Vous pouvez négocier de meilleurs accords, qui satisferont vos exigences métier et qui rentreront dans votre budget.

Si vous souhaitez optimiser votre portefeuille de logiciels, supprimer les produits non autorisés et préparer des logiciels en vue d’un déploiement. Avec le SAM, vous disposez des données et de la transparence que vous nécessitez.

5. Stratégie : une solution pour devancer la concurrence

La SAM vous offre une meilleure visibilité sur vos besoins actuels et passés en matière de logiciels. Ainsi, vous aurez la possibilité de prévoir leur évolution. Vous pouvez aussi planifier à l’avance divers aspects de votre stratégie IT allant des architectures de centre de données aux budgets en passant par la tarification des services. Ces bénéfices stratégiques profiteront à tous les services de l’entreprise.

Prenez de meilleures décisions à long terme concernant vos licences, réduisez les coûts et élaborez des stratégies de licences permettant à votre environnement de gagner en flexibilité et en agilité.

Lancez-vous avec notre guide de gestion des actifs logiciels

Comment s’y faire ?

Se lancer dans la gestion des licences en 8 étapes :

1. Documentez et standardisez vos processus d’achat

  • Identifiez les divisions qui achètent des licences logicielles et déterminez les processus qu’elles suivent.
  • Définissez des processus et des règles conformes pour l’achat de licences.
  • Établissez des processus standardisés pour stocker les licences et leurs certificats.

3. Listez vos logiciels

  • Utilisez des outils de découverte et d’inventaire pour identifier les logiciels réellement installés au sein de votre environnement.
  • Codifiez les logiciels pour pouvoir facilement leur associer une licence.

5. Savoir évaluer vos logiciels

Déterminez quand un logiciel est utilisé et comment il est installé (par exemple, dans le Cloud ou non), comment il est configuré et comment les utilisateurs y accèdent.

7. Continuez à mettre à jour vos inventaires de logiciels et de licences

Le SAM est un long processus .

  • Cherhez les modèles de licence les mieux adaptés à votre environnement IT et à vos habitudes d’utilisation des logiciels.
  • Suivez l’utilisation pour garantir la conformité.

Parallèlement, actualisez :

  • les logiciels, puisque les utilisateurs continuent à télécharger de nouveaux logiciels, à mettre des programmes à niveau ou à adopter le Cloud ;
  • les données sur l’usage des logiciels et l’environnement IT ;
  • l’inventaire des licences pour suivre les jalons des contrats et enregistrer les nouveaux achats et les changements de licences, telles que les mises à niveau ou les retours à une version antérieure.

2. Refaire l’inventaire de vos licences

  • Créez l’inventaire de licences au cas où vous n’en avez pas
  • Regroupez tous vos accords de licence et contrats de maintenance logicielle au sein de cet inventaire.
  • Mettez en place un système organisationnel (reposant sur des processus et des personnes responsables) qui vous permettra de localiser facilement et en un clic vos documents et informations de licence.
  • Apprenez à connaître vos métriques de licences pour pouvoir déterminer le nombre de licences dont vous avez besoin.
  • Nommez un responsable pour administrer et gérer l’inventaire des licences.

4. Faites l’inventaire de tous vos systèmes (y compris des systèmes open source)

Lorsque vous listez vos logiciels, vous pouvez facilement perdre des programmes installés sur vos systèmes mais pas en cours d’exécution ou déconnectés du réseau.

6. Déterminez le nombre de licences nécessaire en fonction de l’utilisation des logiciels

Une fois que vous avez catalogué tout votre système et enregistré les données d’utilisation :

  • Revenez à votre inventaire de licences et veillez à ce que vos licences couvrent les différents modes d’installation et d’utilisation de vos logiciels.
  • Appliquez les droits d’utilisation de produits pour maximiser la valeur de vos licences et réduire les coûts.

8. Gérez précieusement vos licences

Grâce à votre processus SAM et à la transparence des données, vous pourrez utiliser vos licences plus efficacement :

  • Vous savez si vous êtes en situation de sur-acquisition ou de sous-acquisition de licences. Vous pouvez ainsi réattribuer les licences disponibles en fonction de vos besoins pour limiter les achats de nouvelles licences et les risques d’audit.
  • N’oubliez pas la maintenance ! Si vous n’utilisez pas une licence, pensez à résilier le contrat de maintenance logicielle.
  • À l’approche d’un renouvellement de contrat, utilisez vos informations SAM pour mieux négocier avec votre fournisseur.

Quelques conseils avant de commencer avec le SAM

La gestion des actifs logiciels est très simple si vous savez ce dont vous avez besoin. Ce guide gratuit dédié à la gestion des actifs logiciels offre une vue d’ensemble des questions à se poser et des mesures à prendre pour lancer un programme SAM au sein d’une entreprise.

Ne ratez pas le coche. Obtenez notre guide de gestion des actifs logiciels :

Embarquez-vous dans le SAM. Préparez-vous pour surmonter les obstacles auxquels les responsables des actifs logiciels sont les plus fréquemment confrontés au lancement de leur programme SAM, en vous appuyant sur des stratégies dédiées. Vous avez un problème. Nous avons la solution.

Le SAM pas à pas